Diseño de la Estrategia de Control de Gestión
Control Fácil ofrece este servicio de consultoría en el caso que el cliente requiera apoyo para ordenar el esfuerzo de implementación y garantizar que la plataforma realmente sea de beneficio para nuestros clientes.
Control fácil está diseñado para ser planeado y operado directamente por los clientes, por lo que la participación de Control Fácil se puede ir modulando en la medida que el cliente vaya captando la estrategia de la plataforma.
1) Aspectos a mejorar
El objetivo de esta actividad es identificar aquellos puntos de molestia («Pain Points») que están llevando a la empresa o grupo en pensar en una solución de control de gestión.
Esto se logra a partir de entrevistas tanto con la alta gerencia como con personal encargado de la operación y de la administración.
El objetivo de esta actividad es levantar una visión amplia de problemáticas, sin preocuparse demasiado si son problemas de control de gestión o si son suficientemente relevantes para invertir en un esfuerzo de solución informática.
La participación de expertos en diferentes temas hacen que las entrevistas sean de mucho provecho y eficientes.
Control Fácil es parte de varios consorcios de empresas que cuentan con expertos en diferentes temas. Por ejemplo, para solventar problemas asociados al COVID, trabajamos con otras cuatro empresas que cubren aspectos de salud física, salud emocional, diseño de espacios y aspectos legales.
2) Fijar objetivos
Esta actividad parte de la problemática resultado del paso anterior y trata de identificar mecanismos y procesos de control de gestión que pudieran solucionarla.
Adicionalmente evalúa elementos de costo beneficio de la instrumentación de las soluciones identificadas. La evaluación se lleva a cabo integralmente, no solamente en términos del costo de la plataforma.
En esta actividad participan también expertos en los temas tratados para de esa manera garantizar la calidad de los resultados.
En esta fase se realiza una estimación de costo beneficio del proyecto.
3) Integración de material
Con base en los objetivos identificados en el paso anterior se lleva a cabo una búsqueda de material que pudiera tanto servir de base para la estructuración del proyecto como para soporte de la actividades que se asignarán a los responsables, por ejemplo:
- Normatividad emitida por autoridades
- Normatividad emitida por la propia corporación
- Material de capacitación:
- Literatura
- Cápsulas y videos de capacitación
- Manuales de equipos
- Bases de conocimiento integradas previamente por Control Fácil
- Personal asignable, tanto interno como externo y sus capacidades
- Instalaciones y su distribución
- Nomenclatura de la empresa para referirse a instalaciones, actividades, puestos
4) Estructuración
Las estructuras de datos de Control Fácil permiten reflejar prácticamente todo tipo de operación de control de gestión.
Esta actividad define las reglas de mapeo de los objetos reales a las estructuras de datos: empresas, instalaciones, sub instalaciones, roles de trabajo, actividades, subactiviades, etc.
Es una actividad técnica pero básica para diseñar y controlar el proyecto. En casos sencillos esta estructuración es obvia, pero en empresas más complejas tiene que diseñarse con una visión de largo plazo.
5) Pasos de instrumentación
Si los objetivos de control de gestión son muy amplios vale la pena instrumentar la plataforma en fases (proyectos ágiles).
Para instrumentar cada fase se seguirían los siguientes pasos:
- Instrumentar la plataforma
- Dar de alta las empresas que participan
- Crear las estructuras de áreas
- Difinir y asociar tareas a las áreas
- Asignar objetos auxiliares a las tareas (documentos, videos, cápsulas de capacitación)
- Dar de alta una persona
- Asignarle áreas y tareas
- Probar el funcionamiento de la plataforma y hacer los ajustes necesarios
- Dar de alta más personas y asignarles tareas
- Probar y liberar la fase
